19 Möglichkeiten zur Optimierung Ihres Workflows
Die Optimierung Ihres Workflows ist möglicherweise nicht die sexieste Aufgabe, kann jedoch einen großen Unterschied für Ihr Arbeitsleben bedeuten. Wenn Ihr Bankguthaben nicht so gesund aussieht, wie es sein sollte, besteht die Tendenz darin, Ihre Gebührenstruktur zu überprüfen oder sich darauf zu konzentrieren, mehr Arbeit anzuziehen. Beides verdient Ihre Aufmerksamkeit, aber es lohnt sich auch, Ihren Workflow intern zu betrachten. Es ist leicht zu vergessen, dass Ihre Zeit im Geschäftsleben Geld wert ist.
Wenn Sie den effizientesten Workflow finden, können Sie langfristig Ihre Margen vergrößern. In diesem Artikel haben wir Webprofis um Tipps gebeten, wie Sie sicherstellen können, dass Sie Ihre Zeit an den richtigen Stellen investieren, und um Ratschläge, wie Sie das Fett aus Ihrem Workflow entfernen können. Ihre Tipps reichen vom Überdenken Ihrer Werkzeuge (siehe auch unsere Liste von Webdesign-Tools , Web-Hosting Anbieter und Leitfaden zur Auswahl der perfekten Webseitenersteller ), um die Art und Weise zu ändern, in der Sie Besprechungen abhalten und Papierkram erledigen.
Lesen Sie weiter und entdecken Sie 19 Möglichkeiten, wie Sie Ihren Workflow optimieren können.
01. Schalten Sie (fast) alle Ihre Benachrichtigungen aus
Push-Benachrichtigungen können einen Workflow schnell entgleisen lassen. Denken Sie über die Dinge nach, über die Sie wirklich sofort Bescheid wissen müssen, und deaktivieren Sie alle anderen Benachrichtigungen. Webdesigner Taylor Dunham hat ihre auf Erinnerungen und Telefonanrufe reduziert - und sie ist nicht abgeneigt, selbst diese auszuschalten, wenn sie ernsthafte Arbeit erledigen muss. 'Der Modus' Nicht stören 'auf Mac und iOS ist eine wunderbare Funktion', sagt sie.
02. Sprechen Sie lieber als per E-Mail
Wenn Sie in einem Team arbeiten, stellen Sie sicher, dass Sie einen Weg gefunden haben, effizient zu kommunizieren. Während es am einfachsten erscheint, jemandem eine E-Mail oder eine Slack-Nachricht zu pingen, ist es manchmal besser, in die Kugel zu beißen und tatsächlich mit ihm zu sprechen - sei es über einen Anruf oder persönlich. Dies kann auch dazu beitragen, kostspielige Missverständnisse später zu umgehen.
'Manchmal ist es schwierig, Dinge über Text zu kommunizieren', sagt er Ida Aalen , der CPO und Mitbegründer des Video-Chat-Tools Confrere ist und sich auf Benutzerforschung, UX und Content-Strategie spezialisiert hat. „Wir ermutigen alle, nur auf Videoanrufe zuzugreifen, wenn sie etwas mit einem Kollegen besprechen müssen. Wir können an Slack erkennen, dass diese Anrufe oft nur drei oder vier Minuten dauern, aber wir haben [weniger] Missverständnisse. '
03. Mach es zuerst, dann mach es besser
Wenn es darum geht, neue Tools in Ihren Workflow zu integrieren, verweist Front-End-Entwickler Louis Lazaris auf einige weise Ratschläge des Google-Ingenieurs Addy Osmani: „Machen Sie es zuerst, dann richtig, dann besser“ (lesen Sie mehr darüber, was er meint Hier ). „Das allein ist ein guter Rat, weil es Sie dazu ermutigt, klein anzufangen und die Dinge praktisch zu halten, anstatt Werkzeuge hinzuzufügen, nur weil„ alle coolen Kinder sie verwenden “, erklärt Lazaris.
04. Verwenden Sie Entwurfssysteme
Die Arbeit mit Designsystemen zwingt Sie dazu, das Gesamtbild zu betrachten, und stellt sicher, dass Sie keine Zeit damit verschwenden, sich mit unwichtigen Elementen zu beschäftigen.
„Die goldene Regel lautet, von Anfang an zu lernen, welche Anforderungen gestellt werden, und das Produkt entsprechend abzubilden. Auf diese Weise können Designer das Produkt auf Makroebene vollständig verstehen und gleichzeitig Regeln auf Mikro- oder Atomebene entwickeln “, sagt Creative Director Ana Nicolau .
„Es besteht immer das Risiko, dass zu viel Zeit für ein bestimmtes Element aufgewendet wird, ohne zu berücksichtigen, wie sich dies auf andere Elemente oder das Produkt insgesamt auswirkt. Das Gesamtbild im Auge zu behalten und der Produktvision treu zu bleiben, ist der Schlüssel. “
Und stellen Sie natürlich sicher, dass diese Systemdateien sicher und sicher zugänglich sind Cloud-Speicher , damit Ihr Team nahtlos arbeitet.
05. Optimieren Sie Ihre Codeüberprüfungen
Jedes Tool, mit dem Fehler erkannt werden können, bevor sie in die Codebasis gelangen, spart später Zeit und Geld “, betont der Webentwickler Matt Crouch . Er findet, dass Werkzeuge mögen Schöner und VS-Code-Erweiterungen wie die GitHub-Integration haben die Codeüberprüfung erheblich beschleunigt.
06. Legen Sie die Prioritäten des Kunden fest
Bevor Sie mit dem Kopf voran in ein neues Projekt eintauchen, legen Sie fest, was für den Kunden wichtig ist und was weniger. Dies kann dazu beitragen, dass Sie Ihre Zeit - und das Geld des Kunden - in die richtigen Dinge investieren.
„Zu Beginn jedes Projekts spreche ich mit meinen Kunden über Designoptionen und Möglichkeiten, wie wir Prozesse und Budgets rationalisieren können“, sagt UI / UX-Designer Mike Hince . Wenn sie sich beispielsweise nicht mit eindeutigen Symbolen beschäftigen, sparen Sie mit einem vordefinierten Satz Zeit für andere Dinge. Dieser Ansatz kann auch hilfreich sein, wenn eine niedrigere Gebühr angestrebt wird.
07. Standardisieren Sie Ihre Unterlagen
Die meisten Projekte erfordern ein gewisses Maß an Papierkram und es gibt bestimmte Arten von Dokumenten, die Sie immer wieder verwenden werden - Arbeitserklärungen, vertragliche Vereinbarungen, Pitching-Dokumente usw. Obwohl Sie diese häufig an jedes neue Projekt anpassen müssen, müssen Sie nicht jedes Mal von vorne anfangen, betont der Stratege Christopher Murphy . Organisieren Sie sich, richten Sie Vorlagendokumente ein und beobachten Sie die Geschwindigkeit Ihres Workflows.
08. Konzentrieren Sie sich jeweils auf eine Sache
Das mentale Umschalten zwischen Aufgaben verlangsamt Sie. Dunham schlägt vor, die Zeit zu blockieren, um sich jedem Job zu widmen und während dieser Zeit konzentriert zu bleiben. Dies ist besonders wichtig für Verwaltungsaufgaben (z. B. E-Mail), die in alles übergehen können. Dunham kümmert sich morgens als erstes um den Administrator und lässt den Rest des Tages für kreative Arbeit.
Anfällig für Aufschub? Stellen Sie einen Timer ein oder verwenden Sie eine Zeiterfassungs-App. Dunham empfiehlt Toggl . „Es gibt keine unnötigen Schnickschnack, was es einfach macht, sie in meinen Fluss zu integrieren (und es weniger wahrscheinlich macht, dass ich sie nicht benutze)“, erklärt sie.
09. Verwenden Sie Tools, die Design und Entwicklung verbinden
Dies war nicht immer der Fall, aber Entwickler von Webdesign-Software sind sich zunehmend der Gefahr bewusst, dass Designelemente bei der Übergabe an Entwickler bei der Übersetzung verloren gehen. Es gibt jetzt eine Reihe von Werkzeugen mit Funktionen, die speziell entwickelt wurden, um den Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten.
„Ich verwende Prototyping-Apps wie InVision, um Design, Feedback und Entwicklerübergabe auf das Dach zu bringen“, sagt Hince. 'Kommunikation ist so wichtig und Kommentare auf einzelnen Bildschirmen sind ein Segen.'
Weitere Crossover-Apps und -Software finden Sie in unserer Liste Wireframing-Tools .
10. Beginnen Sie nicht bei Null
Als Berater und Pädagoge bin ich immer alarmiert über die Anzahl der Menschen, die völlig ad hoc arbeiten und Zeit verschwenden, weil sie pro Projekt improvisiert von vorne anfangen “, sagt Murphy.
In der Anfangsphase von Projekten gibt es Prozesse, die Sie durchlaufen müssen - Erstellen eines Projekts auf dem Slidedeck, Erstellen einer Elementcollage, Benutzerrecherche usw. „Wir initiieren Webdesign-Projekte mit einem Site-Starter, einem System, das wir verwenden (und modifizieren können), um sich wiederholende Teile des frühen Designprozesses zu sparen“, erklärt Murphy.
11. Weiche keinen eingehenden Aufgaben aus
Wir alle kennen die Freude, eine Menge Aufgaben von einer Checkliste zu streichen - aber stellen Sie sicher, dass Sie die großen Aufgaben nicht vermeiden. 'Wenn ich ein paar kleine Aufgaben erledige, kann ich ein verzerrtes Erfolgserlebnis haben, wenn ich wirklich nur die harte Arbeit vermeide', sagt Dunham. 'Achten Sie darauf, keine falsche Produktivität zu verfolgen, während Sie Zeit für die eigentliche Arbeit opfern.'
12. Verwenden Sie Slack Bots
Wir haben einige Bots für Slack im eigenen Haus entwickelt, um dem breiteren Engineering-Team die Sichtbarkeit von Problemen zu ermöglichen “, erklärt Crouch. „Da jeder Updates für die Site bereitstellen kann, wurde kürzlich ein Bot hinzugefügt, der die Benutzer mit nicht abgespielten Änderungen daran erinnert, sie bereitzustellen. Dies reduziert den Rückstand und hilft dem Produkt, stetig zu wachsen. “
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre eigenen erstellen können benutzerdefinierte Slack Bot Hier.
13. Jagen Sie nicht alle glänzenden neuen Werkzeuge
Sogar Lazaris, der rennt Web Tools Weekly , ein wöchentlicher Newsletter, der sich auf Tools für Entwickler konzentriert, schreibt ein gewisses Maß an Zurückhaltung bei der Einführung neuer Tools vor.
'Ich bin genauso in die Web-Tool-Branche vertieft wie jeder andere, aber mein Rat für Entwickler, die ihren Workflow optimieren möchten, um Rentabilität zu erzielen, spiegelt sich teilweise in einem Zitat von Paul Graham wider.' wer hat getwittert : 'Jede Minute, die ich damit verbracht habe, über Konkurrenten nachzudenken, war im Nachhinein eine verschwendete Minute', sagt er. 'Während einige Werkzeuge Ihnen Zeit sparen können, verlieren Sie, wenn Sie Zeit in anderen Bereichen verschwenden, jeden Vorteil, den die Werkzeuge bieten sollen.'
14. Versuchen Sie, zu Videokonferenzen zu wechseln
Laut Aalen hat das Austauschen von persönlichen Besprechungen gegen Videoanrufe erheblich Zeit gespart. In ihrem zehnköpfigen Studio wurden die täglichen Stand-ups auf fünf bis zehn Minuten reduziert und das wöchentliche Roadmap-Meeting auf ein beeindruckend schnelles Tempo reduziert
15 Minuten.
'Für produktive Videoanrufe ist es wichtig, dass sich jeder an seinem eigenen Computer befindet', rät Aalen. 'Wenn sich ungefähr fünf Personen im selben Besprechungsraum befinden und nur ein paar Personen auf Video sind, fühlen sie sich ausgeschlossen.'
15. Arbeiten Sie an freigegebenen Dokumenten zusammen
Wenn Murphy in seiner Rolle als Berater mit anderen zusammenarbeitet, stellt er sicher, dass er ein gemeinsames Repository mit Dokumenten in Dropbox einrichtet. „Diese gemeinsame‚ einzige Quelle der Wahrheit 'ermöglicht es jedem, schnell und einfach auf dieselbe Seite zu gelangen. Außerdem können alle verschiedenen Projektteilnehmer (Strategen, Designer, Entwickler usw.) zusammenarbeiten, was später Zeit beim Zusammenführen von Dokumenten spart “, sagt er. 'Betrachten Sie dies als ein Design-System für Ihre Studio-Papiere, das sicherstellt, dass alles effizient und konsistent ist.'
16. Identifizieren Sie die Zeitverschwendung
Wenn Sie anfangen, Arbeitsabläufe zu rationalisieren, sollten Sie darauf vorbereitet sein, dass die Dinge zunächst etwas länger dauern “, warnt Dunham. Um die Art von Änderungen vorzunehmen, die sich auf Ihre Margen auswirken werden, schlägt sie vor, dass Sie sich zwingen, einen Schritt zurückzutreten und herauszufinden, wo die größten Verbesserungsmöglichkeiten liegen.
'Suchen Sie nach den Dingen, die Sie immer wieder tun, und priorisieren Sie diese als erste Prozesse, für die Vorlagen automatisiert, optimiert oder erstellt werden sollen', sagt sie.
17. E-Mail automatisieren
Es ist leicht, sich daran zu gewöhnen, alle E-Mails von vorne zu beginnen, trotz des unangenehmen Gefühls, dass Sie alles schon einmal geschrieben haben, aber ein wenig Aufwand spart Ihre geistige Gesundheit und Zeit. „Ich habe immer wieder dieselben E-Mails geschrieben. Ich habe jetzt ein Google Doc mit E-Mail-Vorlagen, die ich wiederverwenden kann “, sagt Dunham.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Teil des E-Mail-Prozesses zu automatisieren. Wenn Sie sich nicht für die Google Doc-Route entscheiden, gibt es viele Tools, Funktionen in größeren Projektmanagement-Tools und Browser-Erweiterungen, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurden. Mit Google Mail-Snippets können Sie beispielsweise Textverknüpfungen für häufig verwendete Phrasen einrichten.
18. Organisieren Sie sich vom Offset aus
Versuchen Sie, mögliche Engpässe zu vermeiden, indem Sie so viele Informationen wie möglich im Voraus abrufen. „Die Diskussion über Markenrichtlinien, den Zugriff auf Bilder, Demo-Logins und etwaige Wettbewerber [Kunden] kann mir helfen, frühzeitig an den richtigen Ort zu gelangen, bevor das Projekt wirklich begonnen hat“, schlägt Hince vor.
19. Bleiben Sie in Kontakt
Um sicherzustellen, dass Sie nicht vom Kurs abweichen und Zeit verschwenden, bleiben Sie regelmäßig mit Ihrem Kunden in Kontakt. „Regelmäßige Videoanrufe helfen mir, die Projektdynamik aufrechtzuerhalten“, sagt Hince. 'Es ist einfacher, einen Tag zu arbeiten und Feedback zu erhalten, als eine Woche zu arbeiten und etwas falsch zu machen.'
Dieser Artikel erschien ursprünglich im Netzmagazin. Ausgabe 322 kaufen oder Abonnieren Sie net hier .
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